VON UNSICHEREN FINANZDATEN ZUR AUDIT-READINESS

Mandat

Interim Finance Director / Interim CFO: Finanzorganisation, Audit-Readiness und IPO-Readiness in einer internationalen Industriegruppe

Rolle im Mandat

Für die Dauer von acht Monaten übernimmt Oliver Freund im Rahmen eines Interim-Mandats die finanzielle und prozessuale Verantwortung für einen Schmelzbetrieb für Hochpräzisionsteile innerhalb einer internationalen Gruppe.

Im Mittelpunkt seines Auftrags stehen der Aufbau und die Führung einer leistungsfähigen Finanzfunktion, die Verbesserung der finanziellen Transparenz sowie die gezielte Weiterentwicklung der Finanzorganisation.

Die Organisation soll insbesondere im Hinblick auf SOX-Compliance, Prüfungsbereitschaft sowie belastbare Reporting- und Controllingstrukturen gestärkt werden. Diese Voraussetzungen sind zugleich relevant für die angestrebte Kapitalmarktfähigkeit und IPO-Readiness der Gruppe.

Ausgangssituation: Abschluss, Audit und Finanzorganisation gleichzeitig unter Druck

Die Ausgangslage ist durch mehrere parallel wirkende Herausforderungen geprägt. Der bereits testierte Jahresabschluss 2024 muss neu aufgestellt und erneut testiert werden, während gleichzeitig der Abschluss 2025 abzusichern ist.

Hinzu kommen erstmals Prüfungsanforderungen nach hohen US-Kapitalmarktstandards, die zusätzliche Anforderungen an Prozesse, Nachvollziehbarkeit und Dokumentation mit sich bringen.

Die Finanzfunktion ist zu diesem Zeitpunkt bereits seit mehreren Jahren geschwächt, nachdem erfahrene Leistungsträger das Unternehmen verlassen haben. Gleichzeitig wurde das ERP-System INFOR LN ohne vorherige ausreichende Prozessanalyse, Prüfung der Stammdatenqualität und Einbindung der Finance-Funktion eingeführt.

Parallel erfolgt die Umstellung vom Gesamtkostenverfahren auf das Umsatzkostenverfahren, ohne dass das dafür notwendige methodische Wissen und eine geordnete Überleitung vollständig vorhanden sind.

Das Mandat wird vor und während seiner Laufzeit durch Financial Accounting Advisory Services einer Big-Four-Wirtschaftsprüfungsgesellschaft begleitet. Eine Übergabe durch den Vorgänger findet nicht statt, da dieser zuvor freigestellt worden war.

Die zentralen Befunde

Zu Beginn seines Mandats trifft Oliver Freund auf eine außergewöhnlich angespannte Governance- und Führungssituation. Im weiteren Verlauf führt diese schließlich zu einem Wechsel im Management.

Revisionssicherheit im Accounting nicht gewährleistet

Zentrale Prozesse im Rechnungswesen sind nicht ausreichend dokumentiert und damit nicht belastbar nachvollziehbar. Auch das Anlagevermögen kann nicht vollständig nachgewiesen werden.

Ergebnistransparenz nur eingeschränkt vorhanden

In der Rechnungslegung bestehen Cut-off-Probleme sowie ergebniswirksame Sondersachverhalte. Deren Identifikation und Bereinigung führt zu einem negativen Ergebniseffekt von rund 5 Millionen Euro zulasten des Geschäftsjahres 2025.

Unterschiedliche Bewertungen der vorhandenen Finanzdaten werden im Mandat systematisch geprüft und geklärt. Damit wird die Ergebnistransparenz im Wesentlichen wiederhergestellt.

Geringe Prozessdisziplin und fehlende Übergaben

Die Finanzfunktion ist von unzureichend gelebten Prozessen und nicht belastbaren Übergaben geprägt.

Zentrale Kernprozesse nicht etabliert

Ein funktionierender Order-to-Cash-Prozess ist nicht vorhanden. Auch im Purchase-to-Pay-Prozess fehlen revisionssichere und klar definierte Abläufe.

Unklare offene Posten bei Kreditoren und Debitoren

In den Kreditoren- und Debitorenkonten bestehen ungeklärte Bestände. Ursachen sind unter anderem ein nicht konsequent gelebter Bestellprozess, eine instabile Produktionsplanung und -durchführung sowie weitere Sondersachverhalte in der Kundenbuchhaltung.

Vorgehensweise im Mandat

Auf Basis einer strukturierten Befundaufnahme stellt Oliver Freund die Handlungsfähigkeit der Finanzfunktion unter hoher Unsicherheit wieder her. Seine Arbeit konzentriert sich auf fünf zentrale Schwerpunkte.

1. Abschluss und Audit-Readiness

Neuaufstellung und Testierung der Jahresabschlüsse 2024 und 2025 sowie Vorbereitung und Begleitung der erstmaligen Prüfung nach hohen US-Kapitalmarktstandards am Standort.

2. SOX-Kontrollumfeld

Aufbau und Absicherung interner Kontrollen in enger Abstimmung mit Corporate Finance, insbesondere für Angebotsvergabe, Lieferantenauswahl und Risikomanagement im Beschaffungsbereich.

3. Prozessetablierung

Einführung klar definierter und revisionssicherer Prozesse in Order-to-Cash und Purchase-to-Pay einschließlich eindeutiger Verantwortlichkeiten und belastbarer Nachweisdokumentation.

4. Stammdaten und ERP

Nachbereitung der INFOR-LN-Einführung mit besonderem Fokus auf die Qualität der Stammdaten sowie eine prozesskonforme Buchungs- und Auswertungslogik.

5. Reporting und Controlling

Aufbau belastbarer Daten- und Prozessebenen für Kreditoren und Debitoren als Grundlage für eine transparente und verlässliche Ergebnisdarstellung, Planung und Steuerung.

Ergebnisse nach dem Mandat

Das achtmonatige Mandat wird planmäßig zum 30. Juni 2026 abgeschlossen. Die Wirkung zeigt sich sowohl in den Jahresabschlüssen als auch in den Kernprozessen, der Datenqualität und den Steuerungsinstrumenten der Finanzorganisation.

Die Finanzorganisation verfügt damit über klarere Strukturen, nachvollziehbare Prozesse und eine wesentlich belastbarere Datenbasis für operative und strategische Entscheidungen.

Was Sie als Entscheider aus dieser Case Study mitnehmen

Diese Case Study zeigt, dass in compliance-sensitiven und prozessual instabilen Situationen vor allem drei Faktoren zusammenkommen müssen: eine klare Befundaufnahme, die konsequente Etablierung belastbarer Prozesse und die enge Abstimmung mit Corporate Finance.

Erst auf dieser Grundlage entstehen Finanzzahlen, die sowohl prüfungsfähig als auch für Managemententscheidungen belastbar sind. Im Mandat wurden Abschluss, Accounting-Prozesse, Kontrollen, Datenstrukturen und Controlling deshalb nicht isoliert betrachtet, sondern als zusammenhängendes Steuerungssystem.

Damit wurde die Grundlage für die weitere strategische Entwicklung des Unternehmens einschließlich der angestrebten Kapitalmarktfähigkeit wiederhergestellt.