Wie Struktur, Fokus und KI einen Wachstumssprung ermöglichten

Mandat

Interim Executive Marketing & Vertrieb: Aufbau eines skalierbaren, KI-gestützten Wachstumssystems in einem mittelständischen IT-Unternehmen

Rolle im Mandat

Ein mittelständisches IT-Technologieunternehmen mit rund 180 Mitarbeitenden und einem Umsatz von 39 Millionen Euro stand vor einer klaren Aufgabe: Wachstum sollte profitabel und skalierbar organisiert werden.

Eckhart Hilgenstock übernahm als Interim Executive die Verantwortung für Marketing und Vertrieb. Sein Auftrag bestand darin, beide Bereiche organisatorisch und operativ so aufzustellen, dass weiteres Wachstum effizient gesteuert werden kann.

Der Auftrag

Das profitable Wachstum des Unternehmens sollte gesichert, Marketing und Vertrieb auf Skalierbarkeit ausgerichtet und eine Organisation aufgebaut werden, die weiteres Wachstum mit klaren Prozessen, messbaren Kennzahlen und weniger Komplexität ermöglicht.

Ausgangssituation: Viel Aktivität, aber keine durchgängige Wachstumslogik

Zu Beginn des Mandats fehlte eine belastbare Abstimmung zwischen Marketing, Vertrieb und Produktentwicklung.

Marketing konzentrierte sich stark auf Marke und PR. Ein messbarer Beitrag zur Nachfragegenerierung war kaum nachvollziehbar. Die Webseite diente überwiegend als digitale Visitenkarte und nicht als aktiver Vertriebskanal.

Der Vertrieb arbeitete weitgehend reaktiv. Anfragen wurden bearbeitet und bestehende Kundenverträge verlängert, ein systematisches aktives Account Management war jedoch nicht ausreichend etabliert.

Gleichzeitig war das Leistungsportfolio komplex und für Kunden wie Vertrieb schwer überschaubar. Das Produktmanagement verteilte sich auf rund 30 Liefereinheiten.

Künstliche Intelligenz wurde im Unternehmen bereits genutzt, jedoch ohne übergreifenden strategischen Rahmen. Fachliche Kompetenz war vorhanden, aber Prozesse, Marktansprache, Vertriebssteuerung und Technologieeinsatz folgten noch keiner gemeinsamen Wachstumslogik.

Vorgehen im Mandat: Vertrauen, Fokus und klare Systeme

Zu Beginn investiert Eckhart Hilgenstock bewusst Zeit in Gespräche, Zuhören und Coaching. Ziel ist es, vorhandene Stärken sichtbar zu machen, Unsicherheit abzubauen und die Mitarbeitenden aktiv in die Veränderung einzubeziehen.

Parallel beginnt die strukturelle Neuordnung von Marketing, Vertrieb und Portfolio.

1. Struktur radikal vereinfachen

Die Zahl der Liefereinheiten wird von rund 30 auf vier reduziert. Dadurch sinkt die Zahl der Schnittstellen und der Koordinationsaufwand innerhalb der Organisation deutlich.

Marketing und Vertrieb werden zu einer enger zusammenarbeitenden Einheit mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten entwickelt.

2. Portfolio straffen

Das aktiv vermarktete Portfolio wird auf zwölf klar positionierte Angebote reduziert.

Weitere Leistungen und vorhandenes Fachwissen bleiben verfügbar, werden jedoch nur noch projektbezogen eingesetzt. Dadurch entsteht mehr Klarheit für Kunden, Marketing und Vertrieb.

3. KI systematisch verankern

Im Unternehmen wird gezielt interne KI-Kompetenz aufgebaut. Dazu gehört eine zertifizierte KI-Master-Rolle sowie eine schlanke, im Tagesgeschäft einsetzbare Tool-Suite.

Die KI-Strategie wird schrittweise entlang der zentralen Geschäftsprozesse aufgebaut und nicht losgelöst vom operativen Geschäft entwickelt.

Go-to-Market: Von Einzelmaßnahmen zu einem systematischen Marktzugang

Auf Basis der vereinfachten Struktur wird der Marktzugang neu aufgebaut.

Demand Generation neu definieren

Die Webseite wird auf Angebote und relevante Zielgruppen ausgerichtet. SEO wird systematisiert und als Teil der Nachfragegenerierung genutzt. Dadurch können die SEA-Kosten deutlich gesenkt werden.

Parallel sammelt das Unternehmen erste Erfahrungen mit Generative Engine Optimization (GEO). Erste Kundenkontakte entstehen über Empfehlungen von KI-Systemen.

Branchenfokus im Vertrieb

Der Vertrieb wird stärker nach Branchen ausgerichtet. Dadurch entsteht ein tieferes Verständnis für Geschäftsmodelle, Anforderungen und konkrete Probleme der jeweiligen Kunden.

Der Schwerpunkt verschiebt sich von reaktivem Produktverkauf hin zu stärker lösungsorientierter Kundenarbeit.

Kampagnen statt isolierter Einzelmaßnahmen

Marketing und Vertrieb arbeiten in crossfunktionalen Kampagnenteams. Für jede Kampagne werden Verantwortlichkeiten, Inhalte, Zielgruppen und Vertriebsaktivitäten klar definiert.

In einem Beispiel aus dem Maschinenbau werden Content-Aufbau, SEO, SEA, GEO und ein hochwertiges Event miteinander verbunden. Daraus entsteht innerhalb kurzer Zeit eine zweistellige Zahl hochqualifizierter Sales Qualified Leads.

KI-gestützte Lead Engine: Skalierung mit Präzision

Ein zentraler Bestandteil des Mandats ist der Aufbau einer KI-gestützten Leadgenerierung.

• Identifikation relevanter Zielunternehmen über Daten- und Signalsysteme.
• Nutzung von Intent-Daten wie Webseitenbesuchen, Stellenanzeigen und Content-Downloads.
• Einsatz generativer KI für personalisierte und kontextbezogene Ansprache.
• Kombination mit Outreach-Tools und automatisierten Kontaktstrecken.

Nach rund drei Monaten Feinjustierung funktioniert die Strecke präzise und weitgehend automatisiert.

Ergebnisse nach sechs Monaten

Vertrieb: System statt Zufall

Parallel zur Leadgenerierung wird der Vertrieb professionalisiert.

• Einführung eines meilensteinbasierten Sales-Prozesses.
• Intensives Deal Coaching.
• Regelmäßige Pipeline-Reviews.
• Klare und eindeutig definierte Kennzahlen.
• Nutzung von Telesales als zusätzlichem wirksamem Vertriebskanal.

Führung: Klarer Rhythmus und hohe Eigenverantwortung

Wiederholbare Führungs- und Steuerungsroutinen sichern Qualität, Geschwindigkeit und Verbindlichkeit.

• Wöchentliche 1:1-Gespräche, Deal Coachings und Pipeline Reviews.
• Monatliche Retrospektiven und Planungssprints.
• Strategische Deep Dives im Abstand von sechs Wochen.
• Transparente Kommunikation im gesamten Unternehmen.

Das Führungsteam gewinnt im Verlauf des Mandats an Sicherheit und trifft zunehmend eigenständig fundierte Entscheidungen.

Ergebnisse nach zwölf Monaten: Wachstum, das trägt

Was bleibt

Die Wirkung des Mandats besteht nicht allein in den erreichten Kennzahlen. Das Führungsteam kann die geschaffenen Strukturen eigenständig nutzen und weiterentwickeln.

Marketing, Vertrieb und Führung verfügen damit über ein gemeinsames System aus klareren Angeboten, definierten Prozessen, wiederholbaren Kampagnen, messbaren Kennzahlen und verbindlichen Führungsroutinen.

Kernaussage

Profitables Wachstum entsteht durch Fokus auf relevante Angebote, klar definierte Systeme, verbindliche Zusammenarbeit und einen gezielten Einsatz von Technologie dort, wo sie konkrete Prozesse verbessert und Entscheidungen unterstützt.

Was Sie als Entscheider aus dieser Case Study mitnehmen

Diese Case Study zeigt, wie Eckhart Hilgenstock als Interim Executive für Marketing und Vertrieb in einem mittelständischen IT-Technologieunternehmen eine Ausgangslage mit hoher Aktivität, aber geringer übergreifender Steuerung in ein skalierbares Wachstumssystem überführt.

Entscheidend war die Kombination aus vereinfachter Organisation, fokussiertem Portfolio, einem systematischen Go-to-Market-Modell und dem gezielten Einsatz von KI.

Marketing, Vertrieb und Produktmanagement wurden enger miteinander verbunden. Gleichzeitig entstand eine KI-gestützte Lead Engine, die von der Identifikation relevanter Unternehmen über Intent-Daten und personalisierte Ansprache bis zur strukturierten Vertriebsbearbeitung reicht.

Klare Führungsrhythmen, Pipeline-Steuerung und messbare Kennzahlen machten das System wiederholbar. Die Ergebnisse zeigen sich in qualifizierten Leads, Umsatz, EBIT, Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit sowie einer höheren Produktivität in der Delivery.