Warum überhaupt HR & Digitalisierung?
Digitalisierung ist in aller Munde. Genauso häufig ist aber auch zu hören, dass es eben „nur“ ein Trend sei und man müsse ja nicht jedem Trend sofort folgen!
Trend hin oder her. Jetzt oder lieber später?
Es steckt vielmehr dahinter, wenn es mal ganzheitlich betrachtet würde.
Die Herausforderungen der HR-Abteilungen sind in den meisten Fällen:
- Recruiting für den Fluktuationsausgleich zu realisieren,
- In manchen Unternehmen zusätzlich den personellen Wachstum sicherzustellen.
Darüber hinaus:
- Die Personalbetreuung soll weniger administrativ sein.
- HR Business Partner sollen sich um die Beratung der Führungskräfte und um Transformationen kümmern.
- Personalentwicklung wird gefordert – möglichst bei kleinem Budget.
Für viele außerhalb von HR lautet die Forderung oft schnell:
„HR kann sich nicht länger hinter Verwaltungsaufgaben verstecken.“
Die Liste ließe sich noch endlos ergänzen. Doch für all diese geforderten Aktivitäten werden zukünftig:
- Weniger Ressourcen
- Weniger Budget zur Verfügung stehen.
Das liegt nicht nur im Trend, sondern ist betriebswirtschaftlich erforderlich.
Die wirtschaftliche Situation mache das unumgänglich. Und wenn in deutschen Unternehmen die Abteilung Finanzen und Controlling das ausspricht, ist das bei den meisten Geschäftsführungen unumstößlich gesetzt.
Das sind zumindest die Herausforderungen, die wir sehen, wenn wir mit Kunden zum Thema Digitalisierung in die Auftragsklärung gehen.
Damit wird jetzt auch sichtbar, aus welcher Perspektive dieser Beitrag betrachtet und formuliert wird.
Was ist also das Ziel und welche Zwecke werden verfolgt?
Am Beispiel der Personalbeschaffung wird schnell deutlich, worauf es zukünftig noch mehr ankommen wird:
Unter Berücksichtigung der demografischen Situation stehen viele Unternehmen in Deutschland vor der Herausforderung, dass die Fluktuationsquote unweigerlich und quasi nicht steuerbar steigen wird.
Prognose:
- In den kommenden zehn Jahren wird der vermehrte Renteneintritt der Babyboomer einen Ausstieg von rund 15 bis 25 % der Belegschaft zur Folge haben.
- In manchen Unternehmen wird die Zahl noch höher sein, wenn zu Renteneintritten eine Reihe Eigenkündigungen hinzukommt.
Digitale Herausforderungen und Lösungen im Recruiting und HR-Management
Viele Unternehmen sehen die Herausforderungen im Recruiting nicht, weil ihre bisherigen Daten und Auswertungsmöglichkeiten diese Vorausschau gar nicht zulassen. Andere Unternehmen können diese Prognose ableiten und wissen dann auch, dass deutlich mehr rekrutiert werden muss als bisher – leider mit weniger Kapazitäten. Zusätzlich erschwerend kommt hinzu, dass der Arbeitsmarkt ein „Arbeitnehmer-Markt“ geworden ist. Wer hier die am besten geeigneten Bewerbenden einstellen möchte, braucht unter anderem eine hohe Geschwindigkeit im Rekrutierungsprozess, damit die „Besten“ nicht schon weg sind, bevor das Unternehmen sich mal entschieden hat.
Es ist also Geschwindigkeit in der Rekrutierung geboten. Ein großer Teil davon ist mit digitalen Prozessen sicherzustellen. Zugegeben, das allein reicht noch nicht aus, wäre aber in jedem Fall erstrebenswert.
- Vor der Ausschreibung der Stelle ist die Stellengenehmigung oder Freigabe einzuholen.
- Auch hier bieten sich digitale Lösungen im Sinne eines Workflows an, damit die Ausschreibung schnell und präzise ablaufen kann und der administrative Aufwand kleiner und nicht umfangreicher wird.
- Aus diesem Genehmigungsverfahren werden bestenfalls automatisch alle Stellenanforderungen digital zur Veröffentlichung überführt.
Nach der Ausschreibung sollten Bewerbende sich über ein digitales Tool bewerben und die Fachabteilung sehr schnell eine erste „Beurteilung“ vornehmen können, damit sich HR auf die wesentlichen Personen konzentrieren kann.
Ist eine Person identifiziert und eine Einigung erzielt, sollten bereits digitale Prozesse die Anhörung des Betriebsrates und vor allem die Erstellung des Arbeitsvertrages ermöglichen.
Effizientes Onboarding:
Ein Onboarding wird viel einfacher und schneller, wenn neue Mitarbeitende die Daten eines Personalfragebogens z. B. online aufgeben und HR diese Daten über eine Schnittstelle einlesen kann. Bestenfalls haben neue Mitarbeitende bereits einen Zugang zum Employee-Self-Service und geben wesentliche Daten zur Krankenkasse, Bankverbindung und den Sozialversicherungsdaten selbst ein.
Zwischen Entwicklungsgesprächen und Personalentwicklung:
Eine Schnittstelle sollte geboten sein, damit:
- Bildungsbedarfsanalyse,
- Budgetplanung und
- Fortschritt der Maßnahmen automatisiert ermittelt und nachgehalten werden können.
Auch der Prozess der Zielvereinbarung liefert eine höhere Effizienz, wenn:
- Die Gespräche und deren Inhalt (Kennziffern) in einem Workflow hinterlegt sind,
- Diese digital gezeichnet und
- Automatisiert in der elektronischen Akte abgelegt werden.
Dadurch erspart sich HR das langwierige Nachhalten von Dokumenten und Hochrechnungen möglicher Zielvereinbarungszahlungen, die das Controlling quartalsweise oder halbjährlich abfragt, um notwendige Rückstellungen zu ermitteln.
Controlling und Erinnerungsfunktionen:
- Noch eher selten, aber immer häufiger, kann das Controlling diese Zahlen selbst aus dem Workflow ziehen und erzeugt keine administrativen Tätigkeiten bei HR.
- Die Erinnerung der Mitarbeitenden an das Einreichen des noch nicht genommenen Erholungsurlaubs kann auf „Knopfdruck“ ausgelöst und digital zugestellt werden.
Digitale Personalakte:
Eine digitale Personalakte ist in vielen Unternehmen bereits eingeführt. Die automatisierte Zuführung neuer Dokumente ist jedoch oft noch in den Kinderschuhen.
- Das Scannen und Speichern von PDF-Dokumenten sollte nur eine Übergangslösung sein.
- Ziel ist es, Dokumente bereits digital zu empfangen und mit wenigen Mausklicks in die elektronische Akte zu überführen.
Erstellung von Bescheinigungen und Serienbriefen:
- Bescheinigungen und Briefe an Mitarbeitende sollten aus gespeicherten Daten und Vorlagen generiert werden.
- Diese Dokumente können automatisch in der elektronischen Akte abgelegt werden.
Digitalisierung und Effizienzsteigerung im HR-Bereich
Personalcontrolling und entscheidungsrelevante Kennzahlen:
Abschließend sei erwähnt, dass das Personalcontrolling stetig ausgebaut wird, da die Anforderungen an Personalkennziffern zunehmen. Zeit und Kapazitäten, um entsprechende Reportings manuell zu erstellen, dürften zukünftig schwinden. Der Bedarf an entscheidungsrelevanten Zahlen steigt. Es wird zunehmend notwendig, aus einer zentralen Datenquelle relevante Zahlen, Quoten und Zusammenhänge mit minimalem Aufwand zu generieren. Dadurch erhalten die Personalleitung und die Geschäftsführung eine schnelle und zuverlässige Grundlage für strategische Entscheidungen.
Die meisten Softwareanbieter für Personalwirtschaft bieten diese Möglichkeiten. Doch letztlich ist dies keine Frage der Software, sondern vielmehr eine Frage der Prozessoptimierung und des Digitalisierungsgrades.
Prozesse oder Softwarelösungen verändern oder anpassen?
Einige Unternehmen versuchen, ihre bisherigen Prozesse in digitale Systeme zu übertragen. Dieser Ansatz ist häufig aufwendig und ineffizient. Es bleibt daher zu empfehlen:
- Prozesse auf Aktualität prüfen und gegebenenfalls anpassen.
- Verantwortlichkeiten an die neuen Verarbeitungsmethoden übertragen.
- Effekte und Effizienz der Prozesse durch Kennziffern messbar machen.
Personalabteilungen sollten sich darauf konzentrieren, ihren strategischen Beitrag zur Wertschöpfung messbar und nachvollziehbar zu gestalten.
Strategische Ausrichtung der Personalabteilung
Bestenfalls orientiert sich die Personalstrategie an der Unternehmensstrategie. Folgende Schritte sind essenziell:
- Fokus auf Personalprozesse und Maßnahmen, die die Personalstrategie unterstützen.
- Fortschritt und Annäherung an strategische Ziele messen.
- Bei Bedarf gezielt nachjustieren.
Diese Herangehensweise ermöglicht es, sich von zeitraubenden, sich wiederholenden Tätigkeiten zu befreien und die gewonnenen Kapazitäten für wertschöpfende Aufgaben einzusetzen.
Kernaussage
Die Digitalisierung bietet HR-Abteilungen die Chance, effizienter und strategischer zu arbeiten. Angesichts des Fachkräftemangels und des steigenden Drucks auf Personalressourcen sind digitale Prozesse unverzichtbar. Sie beschleunigen Recruiting, Onboarding und Personalentwicklung, schaffen Freiräume und stärken die strategische Rolle von HR. Entscheidend ist, Prozesse vor der Digitalisierung zu optimieren, um maximale Effizienz und Wertschöpfung zu erzielen. Unternehmen, die digitale Tools gezielt nutzen, sichern ihre Wettbewerbsfähigkeit und stärken ihre Position als attraktiver Arbeitgeber.
Über den Autor
Tim O. Goldmann ist Experte für Human Resources und Digitalisierung. Er beschäftigt sich mit den Herausforderungen moderner Arbeitswelten und der digitalen Transformation. Tim teilt sein Wissen in Fachbeiträgen und Vorträgen und bietet Impulse für innovative Ansätze.
Kontakt: tg@prima-hr.de
Disclaimer
Dieser Bericht dient ausschließlich der Information und Inspiration. Er beleuchtet allgemeine Ansätze und Prinzipien im Bereich Human Resources und Digitalisierung, ohne konkrete Dienstleistungen oder Produkte zu bewerben. Ziel ist es, Unternehmen und Fachleuten Impulse und Einblicke zu geben, um aktuelle Herausforderungen in einer sich wandelnden Arbeitswelt zu meistern. Es besteht keine Absicht, werblich tätig zu sein oder kommerzielle Interessen zu verfolgen.
